מחשוב עסקי

  • מאת yo_ro

ניהול וסריקת מסמכים

למרות ההכרזות הרבות לצמצום ופישוט המידע הארגוני, חברות וארגונים רבים עמוסים בכמויות עצומות של מידע וידע מסוגים שונים, בכללם קבצי מסמכים כגון word, excel, pdf, powerpoint, tif, jpg , הודעות דואר ועוד. קבצים אלה נוצרים ע"י מערכות המחשוב והם מהווים עומס רב של נתונים במערכת. למרות שעלויות אחסון המידע ירדו מאוד וקיימים כיום אמצעים לאחסון כמות עצומה של מידע, בכל זאת יש צורך בניהול מידע זה, התאמתו לתוכנות הפועלות במערכת והיכולת לאחזר במהירות את הקובץ הרצוי.
חזון המשרד ללא נייר מחייב התקנת מערכת יעילה וחכמה שתוכל לאחזר את המסמך, ואף את גרסאותיו הקודמות, במהירות וביעילות. יחד עם זאת יש לשמור על אבטחת המידע ולקבל יכולות של הגדרת משתמשים והגדרת הרשאות מתאימות למי מותר לראות מה, למי מותר לעדכן מה, למי מותר רק ליצור מסמכים ועוד. לשם כך יש צורך במערכת תוכנה לניהול מסמכים שתהיה פרוסה ומשותפת לכל הארגון, ושתדע להתממשק למסמכים סרוקים מכל סוג, שתכיל יכולות חיפוש מתקדמות, שתדע לנהל היטב את המסמכים, שתתן התראות, חיוויים על שיהויים שנעשו במסמך מיצירתו בפעם הראשונה ועוד. מערכות חכמות יודעות לרכז את המידע שיש במסמכי הארגון ולנהל אותם ביעילות, עם יכולות אחזור מהיר, קישוריות לסביבת העבודה ועוד. מערכת תוכנה חכמה מייצרת לארגון חסכון רב בזמן המתורגם כמובן לכסף. קיימות בשוק מערכות רבות לניהול מסמכים, אולם לא כל מערכת מתאימה לכל לקוח.
לא די במערכת תוכנה חכמה ששומרת על מסמכים דיגיטלים שנוצרו בה, אלא יש צורך בהכנסת מסמכים שנסרקו והומרו לקובץ דיגיטלי, כך שהארגון יוכל לשלוף אותם ולצפות בהם לפי הצורך. לדוגמה: תעודות משלוח שנתקבלו חתומות ויש צורך בהן לווידוא ואישור אספקת מוצרים ללקוח.
קבצים סרוקים כאלה יש צורך לשמור במערכת ולשלבם כמסמכים דיגיטלים קריאים וברי חיפוש לכל דבר. Documents – אתר השער לניהול וסריקת מסמכים. למידע נוסף מומלץ להיכנס לאתר בכתובת:
http://www.documents.co.il/
הכותב הוא מנהל האתרים:
דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי. http://www.documents.co.il
סקאנבוק (Scanbook) - סריקת ספרים, סריקת שרטוטים ומפות, מכירת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון. http://scanbook.co.il
Pdf To Word - המרת קבצים מפורמט PDF לפורמט וורד (WORD), יצירת ספרים דיגיטליים. http://www.pdftoword.co.il
Rent A Scanner - השכרת סורקי ארכיון מקצועיים, שיווק סורקים מקצועיים מהירים. http://www.rentascanner.co.il


הוספת מאמר