מחשוב עסקי

  • מאת קובי_שפיבק

לשחק עם התקציב

תגיות: pCon, מחשבים, כספים, ניהול, תקציב

המסר העיקרי הוא – כסף זמין למטרות חיוניות מסתתר בתקציב ה-IT של ארגונים רבים. ניתן לגלות היכן הוא מסתתר, במשחק קצר ומרתק שכולל 5 שאלות. מהן השאלות האלה וכיצד לגלות את הכסף הזה, בהמשך...

כיום כאשר תקציב 2009 כבר סגור, נראה לכאורה שאין טעם לחשוב על התייעלות וחיסכון וטיפול מחודש במספרים. בפועל, דווקא בגלל זה, כדאי לקחת את תקציב המחשוב ולהתחיל ולשחק איתו באופן יצירתי, כדי לבחון האם כל הוצאה באמת הכרחית והיכן ניתן למצוא תחליפים חסכוניים יותר.

השקעה של שעה בודדת יכולה להניב תובנות חדשות ומרעננות, ולגלות שורה של אפשריות חדשות שיחשפו כסף זמין לקידום מטרות חיוניות, במקום לתת לכסף רב לרדת לטמיון ללא צורך, מתוך אינרציה וחוסר תשומת לב.

דוגמאות להמחשה

כדי להמחיש את הרעיון ניקח דוגמא פשוטה. עלות החשמל המבוזבז על כל PC שממשיך לעבוד לאחר שעות העבודה ובסופי השבוע, יכולה להגיע ל-1500 ₪ בשנה. גם אם חלק מהמחשבים עוברים למצבי "שינה", החסכוני בצריכת חשמל בסוף יום העבודה, הרי שעדיין מאה מחשבים שנשארים פועלים, יעלו לארגון מעל 100 אלף ₪ שירדו לטמיון ללא צורך, במהלך שנה זאת.

בגלל שחשבון החשמל אינו מפרט איזה חלק ממחיר החשמל המשולם מביא תועלת ואיזה חלק משולם ללא צורך, רובנו ממשיכים בשגרה, משלמים ומתלוננים על המצב הקשה.

באופן דומה, כמעט כל ארגון גדול מקצה מדי שנה סכומים ניכרים לטובת רכישת עוד ועוד אמצעי אחסון, כאשר ניתן בחלק קטן יחסית מתקציב זה, לרכוש פתרונות דוגמת Veritas Comandcentral הפיתרון של סימנטק, שמאפשר לנהל טוב יותר את המידע ולנצל טוב יותר את משאבי האחסון הקיימים, ובכך לחסוך את הצורך להשקיע בתוספת חומרה חדשה.

ניתן להמשיך ולפרט עוד דוגמאות רבות, עליהן אנחנו מרחיבים את הדיבור במסגרת התחקירים השבועיים שלנו אולם המסר העיקרי והחשוב שלי הוא - פעולה פשוטה ומהירה יחסית, יכולה לגלות לכל מנהל שיחפוץ בכך, שורה של מקומות מסתור שבהם כספים רבים "מסתתרים" בין סעיפי התקציב השונים (כפי שהמחשתי לגבי הוצאות החשמל או האחסון), כספים שניתן לעצור ולנתב למטרות מועילות יותר. לפעילות הזאת אני קורא משחק בתקציב.

איך משחקים?

כדי להציע דרך אופרטיבית מעשית שתאפשר לעשות זאת, אני מציע את התהליך הבא:

הקצה לעצמך שעה שבה לא יפריעו לך, קח את תקציב המחשוב הקיים, התבונן במספרים השונים ושאל את עצמך את 5 השאלות הבאות:

נניח שהייתי מחויב לחתוך את התקציב בחצי, ללא כל אפשרות להסביר או לערער. על מה הייתי מוותר? – שאלה זאת תאיר קדימויות וחשיבות יחסית של כל הפעילויות השונות. תוך כדי כך, קרוב לוודאי שתגלה כי לתקציב "הסתננו" פעילויות וסעיפים שלא בדיוק חיוניים וניתן לשקול מחדש את הצורך בהם. בהמשך ובעקבות החזרה למציאות הנוכחית, אתה עשוי לחוש תחושת הקלה, שלא הגעת למצב הנואש של קיצוץ דרמטי שכזה.
נניח שבאורח נס, היו מכפילים לי את התקציב. במה עוד הייתי משקיע? – באופן טבעי, סביר שתחזיר שורה של סעיפים שקוצצו. אולם החשיבות של שאלה זאת טמונה דווקא בחשיבה על כיוונים חדשים וחלופות חדשות שתוכל לבדוק ולממש, כאלה שבהסתכלות כוללת יביאו לחיסכון משמעותי בטווח הרחוק. הזיהוי של חלופות כאלה, יתמרץ לבדוק ולנסות אפילו פיילוט חלקי בתקופה הקרובה, שאותו תוכל לממש ולהרחיב בשנים הבאות. מה עושים אחרים? – אתר מספר סעיפי הוצאה דומיננטיים ונסה להיזכר מה עושים עמיתיך? מה הן הנורמות המקובלות? אולי כדאי שתרשום לך 2-3 סעיפים כנושאים לשיחה עם קולגות, במפגש המקצועי הקרוב. איזה טכנולוגיות חדשות יוכלו לעזור כאן? - שורה של טכנולוגיות ותפיסות חדשות, דוגמת SOA ומחשוב ענן, קוד פתוח או וירטואליזציה, הופכות להיות חלק מהמיינסטרים של המחשוב הארגוני. במה יישום כזה או אחר של תפיסות אלה יוכל לצמצם או להחליף הוצאה מתוכננת, בהוצאה חליפית שתיתן ערך מוסף עתידי גבוה? היכן נמצא ROI גבוה ומהיר? – שב בשקט מספר דקות ונסה להיזכר במאמרים או ידיעות על מוצרים וטכנולוגיות שקראת לאחרונה, שבהם אוזכר הרעיון של ROI גבוה ומהיר? איזה מהם עשוי להיות רלוונטי לצרכיך.

כל השאלות האלה הן רק מספר דוגמאות לשאלות שנועדו לעורר יצירתיות ובעקבות זאת, לזהות נתיבים חדשים לחיסכון. קרוב לוודאי שגם לך יש שורה של שאלות משלך, שיהיו תקפות לא פחות ואולי גם יותר. הדבר החשוב הוא עצם השקעת הזמן והאקט של החשיבה.

להרחיב להעמיק ולגלות כסף זמין

את ה"משחק" הזה ניתן כמובן להרחיב ולהעמיק, מבחינת היקף השקעת הזמן וכן חזרה עליו שוב ושוב אחת למספר חודשים.

כיוון אחר מבטיח לא פחות, יכול להיות העלאת השאלות בצוותא במסגרת דיון אגפי, או לתת את השאלות האלה למנהלים אחרים בגף המחשוב, כאשר הם באים עם צורך תקציבי חדש. במקרה כזה, תתנה את הבדיקה שלך לצורך החדש, בקבלת רעיונות והצעות שלהם, שמתייחסות ל"מקור המימון".

מכיוון שאני יודע עד כמה מרבית מנהלי המחשוב עסוקים, אני מעריך שיהיו כאלה שיתייחסו לדברים כעוד רעיון נחמד. לעומתם, אלה שיתייחסו לדברים ברצינות, וישקיעו את השעה הנדרשת, עשויים למצוא אותה כאחת השעות הפוריות והמפרות ביותר לגלות כסף זמין למטרות חיוניות, כסף שכיום סמוי מהעין "מחייך לעצמו" כאשר הוא מסתתר אי שם, בנבכי בתקציב הקיים.

אנשים מהתחום, מוזמנים להגיב לתרום ולהוסיף...

הערה חשובה – בלוגים נוספים של קובי שפיבק (כולל פוסטים שאינם מתפרסמים כאן) ניתן למצוא בקישור זה.
 
 


הוספת מאמר